StudioXのアクティビティ

UiPath StudioXのメールアクティビティ【送信】

2022/01/14

メールを使う主な目的は、当たり前ですが相手に文章を送ることですよね。

例えば、Outlookには定型句(クイックパーツ)を作る機能があります。

定型句を呼び出して、あとは軽く編集して送信するだけ。

僕もよくやっています。

確かに便利で効率的なんですが、自動で送信してくれるRPAにはやっぱり敵いません。

この記事では、以下のアクティビティについて解説します。

記事編集時のStudioX - ver2021.10

送信のアクティビティ

  • メールを送信
  • メールを返信
  • メールを転送
  • カレンダー/予定表の招待を送信

本記事では、デスクトップ版Outlookのリソースをもとに解説を進めます。

メールを送信

メールメッセージを送信します。(ガイドはこちら)

メールを送信します。

ここでは、以下の項目について解説します。

  • アカウント
  • 宛先
  • Cc
  • 件名
  • 本文
  • 下書きとして保存
  • 添付ファイル
  • テキストからのHTML本文
  • 本文ドキュメントの最大サイズ
  • 秘密度
  • 返信先
  • 重要度
  • Bcc

アカウント

このアクティビティで制御するリソースを指定します。

リソース内に追加した時点で、自動的に参照名が反映されるため、基本的に指定する必要はありません。

もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソースを指定してください。

宛先

宛先のメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

Cc

Ccのメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

ちなみに、Bccは[プロパティ]パネルに用意されています。

件名

メールの件名を指定します。

本文

本文を編集します。

詳細は、こちらを参照ください。

テキストからのHTML本文

[HTMLコンテンツを作成]アクションで作成したHTMLテキストを呼び出して、メール本文へ適用します。

詳細は、こちらを参照ください。

下書きとして保存

チェックをONにすると、メールが直接送信されずに、下書きトレイに保存されます。

初期値ではチェックONになっています。

メールを送信する直前に確認したい場合や、RPA開発中など、不用意に飛ばしたくないので便利ですね。

添付ファイル

メールに添付するファイルを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

本文ドキュメントの最大サイズ

アクティビティ実行時に、本文のメールサイズが最大サイズを超える場合、確認メッセージを表示します。

初期値は2MBです。

もし、最大サイズを超える場合、自動処理実行時に以下のメッセージが表示されます。

サイズをチェックするのは本文のみです。

添付ファイルを含めたメール全体のサイズではない事に注意してください。

秘密度

(Gmailではサポート外です。)

メールに秘密度を指定します。

Outlookでも、リボンに表示されていないため、あまりなじみのない項目ではないでしょうか。

Outlookでは新規にメール作成→[メッセージ]-[タブ]のプロパティにあります。

プロパティの値は、それぞれ以下の秘密度になります。

プロパティの値 秘密度
Normal 標準
Personal 個人用
Private 親展
Confidential 極秘

例えば、メールを受け取った相手には、本文のヘッダーにこのように表示されていますね。

受信トレイ画面でも、「秘密度」フィールドを追加することで確認できます。

返信先

メールを送った相手が返信するときに、送信元と違う宛先に返信がほしい場合に、そのメールアドレスを指定します。

重要度

メールに重要度を指定します。

Outlookでメール作成する時には、リボンから設定できる項目ですね。

プロパティの値は、それぞれ以下の重要度になります。

プロパティの値 重要度
Low
Normal 標準
High

例えば、メールを受け取った相手には、本文のヘッダーにこのように表示されていますね。

受信トレイ画面では、左側にアイコンで表示されています。

 

Bcc

他の宛先(TCやCC)には、非表示で送りたい相手のメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

メールを返信

メールに返信します。(ガイドはこちら)

受信したメールに対して返信します。

ここでは、以下の項目について解説します。

  • メールアドレス
  • 宛先(TO)を追加
  • CCを追加
  • 新しい件名
  • 本文
  • 下書きとして保存
  • 添付ファイル
  • テキストからのHTML本文
  • 本文ドキュメントの最大サイズ
  • 全員に返信
  • Bccを追加

メールアドレス

どのメールに対して返信メールを作成するのかを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

宛先(TO)を追加

宛先(To)に、送り主に加え、[宛先(TO)を追加]に指定したメールアドレスをToに設定します。

複数のメールアドレスを追加する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

CCを追加

[全員に返信]のチェックON/OFFによって変わります。

  • チェックON…受信メールのCCにあるメールアドレスに加え、[CCを追加]に指定したメールアドレスをCcに設定します。
  • チェックOFF…[CCを追加]に指定したメールアドレスのみがCcに設定されます。

複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

新しい件名

独自の件名に変更する場合は、こちらに指定します。

省略時は、「"RE: "+受信メールの件名」になります。

本文

本文を編集します。

詳細は、こちらを参照ください。

なお、本文の下には、受信メールの内容が追加されます。(=引用返信)

下書きとして保存

チェックをONにすると、メールが直接送信されずに、下書きトレイに保存されます。

初期値ではチェックONになっています。

添付ファイル

メールに添付するファイルを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

テキストからのHTML本文

[HTMLコンテンツを作成]アクションで作成したHTMLテキストを呼び出して、メール本文へ適用します。

詳細は、こちらを参照ください。

本文ドキュメントの最大サイズ

アクティビティ実行時に、本文のメールサイズが最大サイズを超える場合、確認メッセージを表示します。

初期値は2MBです。

もし、最大サイズを超える場合、自動処理実行時に以下のメッセージが表示されます。

サイズをチェックするのは本文のみです。

添付ファイルを含めたメール全体のサイズではない事に注意してください。

全員に返信

チェックONにすると、受け取ったメールに指定されているメールアドレス全員に返信します。

と、そのようにガイドへは記載されていますが、ver2021.10.4時点では、少し動きが違うようです。

返信時の宛先(To)には全員ではなく、受信メールの送り主のみしか選択されません

受信メールの宛先(To)全員宛てに返信したい場合は、[宛先(To)を追加]に、[+]-[Outlook]-[選択されたメール]-[宛先]を追加するといいでしょう。

Bccを追加

他の宛先(TCやCC)には、非表示で送りたい相手のメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

受信メールに指定されたBccが指定されることはありません。これは、通常の返信と同じ動作です。

メールを転送

新しい受信者にメールを転送します。(ガイドはこちら)

受信したメールを転送します。

ここでは、以下の項目について解説します。

  • メール
  • 宛先(TO)を追加
  • CCを追加
  • 新しい件名
  • 本文
  • 下書きとして保存
  • 添付ファイル
  • テキストからのHTML本文
  • 本文ドキュメントの最大サイズ
  • Bccを追加
  • 次の代理として送信

メール

どのメールに対して転送メールを作成するのかを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

宛先(TO)を追加

転送先のメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

CCを追加

Ccのメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

ちなみに、Bccは[プロパティ]パネルに用意されています。

新しい件名

独自の件名に変更する場合は、こちらに指定します。

省略時は、「"FW: "+受信メールの件名」になります。

本文

転送するメールに追加する本文を編集します。

詳細は、こちらを参照ください。

下書きとして保存

チェックをONにすると、メールが直接送信されずに、下書きトレイに保存されます。

初期値ではチェックONになっています。

添付ファイル

メールに添付するファイルを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

テキストからのHTML本文

[HTMLコンテンツを作成]アクションで作成したHTMLテキストを呼び出して、メール本文へ適用します。

詳細は、こちらを参照ください。

本文ドキュメントの最大サイズ

アクティビティ実行時に、本文のメールサイズが最大サイズを超える場合、確認メッセージを表示します。

初期値は2MBです。

もし、最大サイズを超える場合、自動処理実行時に以下のメッセージが表示されます。

サイズをチェックするのは本文のみです。

添付ファイルを含めたメール全体のサイズではない事に注意してください。

Bccを追加

他の宛先(TCやCC)には、非表示で送りたい相手のメールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

次の代理として送信

転送の際に、違う送り主に変更します。

ところで、メールソフトには複数のメールアドレスを登録できることはご存知でしょうか?

あまり複数のメールアドレスを持つ人は多くないかもしれませんが、メールソフト1つで纏めて管理できるようになっています。

例えば、上図では、3つのメールアドレスが登録されています。(1つ目と4つ目は同じメールアドレスです。)

本題に戻りますが、同じメールソフトに登録しているメールアドレス間であれば、送り主を他のメールに変更できるという事です。

カレンダー/予定表の招待を送信

カレンダー/予定表の招待を作成し送信します。(ガイドはこちら)

会議の招待を作成して、対象者へ送信します。

会社では、活発に利用している所も多いでしょう。

今では会議やスケジュールの管理も、メールソフトのメイン機能のひとつですよね。

ここでは、以下の項目について解説します。

  • アカウント
  • タイトル/件名
  • 必須出席者
  • 任意出席者
  • [開始日]/[開始時刻]/[期間]/[終日イベント]
  • 場所
  • 説明
  • 添付ファイル
  • アラーム
  • 公開方法
  • 繰り返し
  • 送信せずに保存
  • 本文ドキュメントの最大サイズ(MB)

アカウント

会議を招待する、送り主のメールアカウントを指定します。

リソース内に追加した時点で、自動的に参照名が反映されるため、基本的に指定する必要はありません。

もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソース(参照名)を指定してください。

タイトル/件名

会議のタイトル/件名を指定します。

必須出席者

会議への必須出席者となる、メールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

任意出席者

会議への任意出席者となる、メールアドレスを指定します。

また、複数のメールアドレスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

[開始日]/[開始時刻]/[期間]/[終日イベント]

会議の開始日、開始時刻、会議の開催期間を指定します。

日時や開始時刻、開催時間は、それぞれ[開始日],[開始時刻],[期間]で指定します。

[開催日]の指定方法(一例)

開始時刻の指定方法(一例)

期間の指定方法(一例)

終日イベント

終日の予定として登録する場合は、[終日イベント]をチェックONにします。

チェックONにすると、[期間]は入力不要なので、グレーアウトされます。

本来であれば、[開始時刻]も入力不要なのですが、何かしらの値を入れておかなければなりません。

アクティビティを作成して実行してみると分かるのですが、開始時刻は反映されていません。

なので、適当な時間を入れておけばOKです。

場所

利用する会議室を指定します。

組織アカウントでしか会議室メールボックスが作成できないため、僕の環境では指定できませんが、会議室メールボックスが用意されている環境であれば利用可能ですね。

また、複数の会議室メールボックスを指定する場合は、";"(セミコロン)で連結します。

会議室の予約が上手くとれない場合、会議室メールボックスを[場所]に加えて、[必須出席者]にも追加してみてください。

説明

予定表の、本文の内容を指定します。

Outlookの予定表で言うと、本文を書く部分が[説明]のテキストを反映する箇所になります。

"テキスト"をチェックON

”テキスト"を選択すると、書式なし文書の編集になります。

”Word文書を使用"を選択すると、書式あり(図や表の挿入可能)で文書を追加出来ます。

ver2021.10.4の時点では、動作が少しおかしいようです。

"テキスト"を選択した時に、テキスト編集用のボックスが非表示になってしまいます。

修正されるまでは、[プロパティ]画面の[説明]から編集してください。

"Word文書を使用"をチェックON

(Gmailではサポート外です。)

予め、Wordで文章を作成しておき、そのファイルを呼び出して説明文として利用します。

文字の装飾や、図、表などを利用したい場合は、こちらを選択しましょう。

添付ファイル

会議の予定表に添付するファイルを指定します。

詳細は、こちらを参照ください。

アラーム

開始時刻の何分前に、アラート表示させるかを指定します。

ちなみにアラートとは、画面右下にポップアップで表示される画面ですね。

例えば、このような画面が表示されます。

公開方法

公開方法の種類を指定します。

"予定なし"、"仮の予定"、"予定あり"、"外出中"のいずれかから選択します。

Gmailの場合は、"予定あり"、"予定なし"の2つのみです。

「公開方法」と言っても、なんだかピンと来ないのは僕だけでしょうか?

「予定の種類」と表現したほうが、まだしっくりくる気がします。

繰り返し

繰り返される予定の場合に、[定期実行を設定]から繰り返しのパターンを登録します。

[定期実行を設定]をクリックすると、サブ画面が表示されます。

具体的に見ていきましょう。

まず、メインの項目とサブ画面で、リンクしている項目が3つあります。

上図の[開始]を見ると、"New DateTime"のように記述されていますが、これはVB.NETの構文です。

VB.NETの記述方法でなくとも、例えば12時15分からであれば"12:15:00"と入力して問題ありません。

同様に[開始日]も、例えば2022年1月10日開始としたければ、"2022/1/10"と入力すればOKです。

なお、[定期実行を設定]で編集をした後は、メイン側での編集ができなくなります。

開始日などを再度修正したい場合は、以下3つ方法があります。

  • [定期実行を設定]画面を開いて編集する。
  • [プロパティ]パネルから編集する。
  • [定期実行を設定]画面で[繰り返しを削除]をクリックしてグレーアウトを解除する。

1番目の方法が、おそらく最も自然でしょうね。

定期的なパターン

繰り返しのパターンを指定します。

”毎日","毎週","毎月","毎年"から選択でき、それぞれ設定する項目が異なります。

テキストボックスが縮んでしまう不具合あり(ver2021.10.4時点)

注意点ではないのですが、[繰り返し間隔]を編集しようとすると、テキストボックスが縮んでしまいます。

無理やり編集できなくはないものの、やはりやりづらいですね。

その場合は、[プロパティ]パネルから値を編集することをお勧めします。

僕は無理やり入力しますが、操作し易い方がどちらかは人それぞれ違うでしょうね。
おぐし
毎日
[定期実行を設定]画面 [プロパティ]画面

"毎週平日"は、月曜日~金曜日になります。祝祭日は考慮されません。

毎週
[定期実行を設定]画面 [プロパティ]画面
毎月
[定期実行を設定]画面 [プロパティ]画面

月末を指定したい場合は、[日付]を"31"にすればOKです。

毎年
[定期実行を設定]画面 [プロパティ]画面

定期実行期間

予定をいつまで繰り返すか、あるいは何回繰り返すのかを指定します。

終了日について、例えば2022年1月31日を終了日としたい場合は、"2022/1/31"と入力します。

編集確定後は、自動的に"2022-01-31"に変換されますが、/"(スラッシュ)でも"-"(ハイフン)でも構いません。

ちなみに、需要は低そうですが、今日から20日後を終了日とする記入方法も可能です。

VB.NETの構文で、"Today.AddDays(日数)”と記入します。

送信せずに保存

(Gmailではサポート外です。)

チェックをONにすると、予定の招待が送信されずに、リソースで指定しているメールアドレスの予定表のみに登録されます。

初期値ではチェックONになっています。

[送信せずに保存]をチェックOFFにした状態で実行すると、メールソフト側に下書きが作成されます。

その後は、メールソフトで予定表を開き、そちらから送信するようにしてください。

例えば、[送信せずに保存]をチェックONにしてからもう一度実行すると、2つ予定表が書き込まれることになります。

本文ドキュメントの最大サイズ(MB)

アクティビティ実行時に、説明の文章が最大サイズを超える場合、確認メッセージを表示します。

初期値は2MBです。

もし、最大サイズを超える場合、自動処理実行時に以下のメッセージが表示されます。

サイズをチェックするのは本文のみです。

添付ファイルを含めた予定全体のサイズではない事に注意してください。

共通の項目

メール/予定表アクティビティに、共通して存在する項目について、こちらへまとめました。

各アクティビティから、必要な項目へリンク出来るようにしています。

メールアドレス

どのメールに対して返信/転送メールを作成するのかを指定します。

参照元に戻る

方法は、[デスクトップ版Outlook]リソースだと2つありますが、その他のリソースは1つです。

  • [繰り返し(各メール)]で受信メールを指定
  • アプリで受信メールを選択しておく(デスクトップ版Outlookのみ)

[繰り返し(各メール)]で受信メールを指定

[繰り返し(各メール)]を使って対象のメールを呼び出します。

そして、その中に[メールに返信]/[メールを転送]アクションを追加します。

[メールアドレス]を見ると、[繰り返し]に指定されている名前が自動的に反映されるので、そのまま次の編集へ進みましょう。

アプリで受信メールを選択しておく

デスクトップ版Outlookのみ可能な方法です。

StudioXでは、[メールアドレス]の[+]-[Outlook]-[選択されたメール]を指定します。

自動化処理実行前に、予めOutlookを開いておき、返信したいメールを選択しておきます。

この状態で実行すると、選択したメール(図では"テストメール")に対して返信/転送メールが作成されます。

「[繰り返し(各メール)]アクションでは、メールの特定がしにくい」というケースで使えそうです。

本文

本文を編集します。

参照元に戻る

3つの編集方法が用意されていますので、いずれかを選んでください。

それぞれの編集方法について見ていきましょう。

HTML

デスクトップ版Outlookでは、HTMLの使用は期待どおりの表示にならない場合があるため、非推奨となっています。

WYSIWYG HTMLエディターを利用して、編集します。

[エディターを開く]をクリックすると、エディターが表示されますので、本文を作成してください。

エディターで表現できる書式を、適当に使ってみました。

もし、より複雑な表現をしたい場合、もとはHTMLソースなので、表示モードを切り替えればカスタムできるようになっています。

データの値を追加

エディターでは、[+]でノートブック(Excel)の値などを直接呼び出せません。

しかし、[データの値を追加]を経由すれば、呼び出すことが可能になります。

流れは、2ステップです。

  1. マッピングで呼び出したい値を登録する。
  2. エディターで登録した名前を追加する。

例題で、Excelの日付をエディターに登録する手順を説明しましょう。

[データ値をマッピング]をクリックします。 [値を入力]-[単一の値]をクリックします。 [値]の[+]-[ノートブック]-[日付[シート]]-[テキスト_日付[セル]]を
クリックします。
名前に"Today"と入力し、[OK]をクリックします。
※名前に日本語は使えません。半角英数のみです。
編集画面に戻ったら、"日付は"と入力したあと、
[データの値を追加]-[Today]をクリックします。

メールの本文に反映させると、以下のようになります。

この仕組みとループを組み合わせれば、内容の違ったメールを沢山の人に送れるようになります。
おぐし

テキスト

書式のないテキスト形式で本文を編集します。

一番シンプルな入力は、[+]-[テキスト]で直接入力する方法でしょう。

Word文書

[Word文書]は、デスクトップ版Outlookのみ指定可能です。

HTMLエディターとは別の手段で、文字の装飾や、図、表などを表現する方法です。

予め、Wordで文章を作成しておき、そのファイルを呼び出して本文として利用します。

例として、以下のWord文書を呼び出して、メールを送信してみました。

メールを確認すると、このようになります。

大体は同じですが、文字のフォントが違ったり、図と文字の間隔が少し狭くなっていたりと、完全に同じというデザインにはなりませんね。

テキスト文だけならまだいいですが、図表を含める場合は、送信する前に一度チェックしたほうがよさそうです。

メール本文の形式はOutlookの設定との組み合わせで変わる

Outlookのメール本文の形式には、"テキスト"、"リッチテキスト"、"HTML"の3つが存在します。

どの形式でメール本文が作成されるかは、Outlookの書式の設定と、StudioXで指定する[本文]との組み合わせによって変化します。

なおOutlookの設定は、以下の箇所で確認/変更ができます。

[ファイル]をクリックします。 [オプション]をクリックします。 [メール]をクリックします。
[次の形式で~]の項目で確認出来ます。

2つの組み合わせで、メール本文の形式がどう変わるのかをまとめました。

  • [本文]が"HTML"の場合、Outlookの形式に関わらず全てHTM形式で作成される。
  • [本文]が"テキスト"の場合、Outlookで指定した形式で作成される。
  • [本文]が"Word文書"の場合、Outlookで指定した形式で作成される。

特に注意するべきは、[本文]が"Word文書"で、Outlookがテキスト形式の場合ですね。

この場合、Outlookの設定に従うため、"テキスト形式"でメール本文が作成されます。

しかし、テキスト形式のメールでは、図形や表が挿入できません。

例えば、以下のように図や表が含まれたWord文書を指定してメール送信してみましょう。

Outlookのメールを開くと、図形は削除され、表は、テキストのみに分解されていました。

Outlookの設定が"テキスト形式"、[本文]が”Word文書"の組み合わせでは、図・表が挿入できない事に注意しましょう。

添付ファイル

メールに添付するファイルを指定します。

参照元に戻る

[ファイル]を選択してをクリックすれば、ファイルを指定できます。

[フォルダー]を選択してをクリックすれば、フォルダーを指定でき、フォルダー内のファイル全てが添付されます。

但し、フォルダー内のフォルダー(サブフォルダー)は添付対象になりません。

添付ファイルは、複数の追加が出来ます。

ファイルとフォルダーを混合した指定も可能ですね。

テキストからのHTML本文

[HTMLコンテンツを作成]アクションで作成したHTMLテキストを呼び出して、メール本文へ適用します。

[本文]で"HTML"を指定すると、アクティビティ内で本文を編集することになりますが、その内容を、別のアクティビティで予め編集する方法と言えるでしょう。

もし、1度[本文]で指定した後に、[テキストからのHTML本文]に名前を入力しても、そのままでは反映されません。

その場合は、アクティビティを削除して再作成するか、或いは以下の設定へ変更してください。

[テキストからのHTML本文]を反映させる

  • [本文]の"HTML"を選択
  • [ファイルからのHTML本文]を"(null)"に変更

まとめ

OutlookとGmailの両方のメールアカウントを使う場合は、結構互換性があるものの、googleでは対応していない機能がいくつかあります。

特に、テキスト文の装飾には対応していなかったりするので、テキストを基本としてやり取りを進め、必要があれば添付ファイルを活用する方がいいですね。

まとめます。

まとめ

  • [メールを返信]で、全員返信する場合は、メールソフトと動作が違うので注意。
  • 既定値は[下書きとして保存]がチェックONになっているので、実際に送信する際にチェックOFFにすることを忘れない。
  • [カレンダー/予定表の招待を送信]は、未完成な部分があるものの、回避方法が分かれば実用上問題なく使用可能。

この記事で、何か1つでも新しい発見が得られたのなら、僕もうれしいです。

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