まずはじめに。
付けた記事タイトルが誤解を招きそうなので、先に説明しておきます。
この記事は、メール単位の削除、移動、保存に関する内容です。
"メールの中身じゃない方"という意味で、「メール本体」と表現しました。
この記事では、以下のアクティビティについて解説します。
メール本体の編集のアクティビティ
- メールを移動
- メールを削除
- メールを保存
- メールをアーカイブ
本記事では、デスクトップ版Outlookのリソースをもとに解説を進めます。
もくじ
メールを移動
指定したメールをフォルダーに移動します。(ガイドはこちら)
メールボックス内のフォルダーへ、対象のメールを移動します。
移動先のフォルダーは、受信トレイ内だけでなく、受信トレイの外側へ作成したフォルダーも移動先として指定可能です。
ここでは、以下の項目について解説します。
- メール
- 移動先
メール
移動するメールを指定します。
メールを指定するためには、[繰り返し（各メール）]アクションを使います。
[繰り返し（各メール）]アクションにあるフィルター機能を使い、対象のメールを選定します。
そして、[繰り返し（各メール）]の中に[メールを移動]アクションを追加します。
[メール]を見ると、[繰り返し（各メール）]に指定されている名前が自動的に反映されていますので、そのままで問題ありません。
もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソースを指定してください。
移動先
メールの移動先のフォルダーを指定します。
リソースに指定した参照名から選択してください。(下図では参照名＝Outlook)
メールを削除
メールを削除します。(ガイドはこちら)
削除済みアイテム(ゴミ箱)へ、対象のメールを移動、もしくは完全に削除します。
ここでは、以下の項目について解説します。
- メール
- 完全に削除
メール
削除するメールを指定します。
メールを指定するためには、[繰り返し（各メール）]アクションを使います。
[繰り返し（各メール）]アクションにあるフィルター機能を使い、対象のメールを選定します。
そして、[繰り返し（各メール）]の中に[メールを削除]アクションを追加します。
[メール]を見ると、[繰り返し（各メール）]に指定されている名前が自動的に反映されていますので、そのままで問題ありません。
もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソースを指定してください。
完全に削除
チェックONにすると、削除済みアイテム(ゴミ箱)を経由せず、ダイレクトに削除します。
(補足)保存とアーカイブの違い
[メールを保存]と[メールをアーカイブ]を解説する前に。
保存とアーカイブの2つはどんな違いがあるのか、仕組みと目的について、説明しておきましょう。
個人的見解が含まれています。あらかじめご容赦を。
仕組みの違い
「保存する」とは、メールボックス内にあるメールを、PCへファイルとしてダウンロードすることを指します。
ファイルなので、ダブルクリックで開けます。
対して「アーカイブする」は、OutlookとGmailで仕組みが違います。
Outlookでは、メールボックス内の「アーカイブ」へ移動することを意味します。
別の言い方をすれば、「受信トレイ」フォルダーから「アーカイブ」フォルダーへメールを移動する、ですね。
Gmailでのアーカイブとは、すべてのラベルから外されることです。
「受信トレイ」ラベルも外れるので、唯一表示できるのは「すべてのメール」のみです。
OutlookでもGmailでも、普段見る場所(トレイ)から隔てたり遠ざけたりすることで、アーカイブとしています。
| 保存 | アーカイブ |
|---|---|
 |
 |
目的の違い
「保存」と「アーカイブ」で仕組みは確かに違うものの、それぞれどんな目的があるのかと聞かれると、なんだか難しいですよね。
メールをファイルとして保存すると、例えばメールソフトが見られなくなった時にも、保存したファイルであれば開けます。
それこそ、インターネットにつながらなくなった、メールボックスが壊れてしまった、そんな時も、ファイルであれば大丈夫です。
どちらかと言えば、バックアップの意味合いが強いです。
他の用途として、誰かから届いたメールを他の人と共有したいとき、もし１つのメールであれば転送でも構いません。
ですが、メールが2つ以上の場合、転送だとちょっと厳しいでしょう。
そんな時には、保存したメール（ファイル）を添付すれば、送る相手も分かりやすくなりますね。
続いてアーカイブです。
アーカイブは、メールの仕分けが目的です。
普段、開いて見ることはないが削除するわけにいかないメール、長期保管しておく必要のあるメールなどを、アーカイブとして保管します。
例えば、「サービスのID登録(契約)時に届いたメール」、「社内ルールが変わった旨の通知メール」、「数年後に、同じ案件で参考になりそうなメール」などでしょうか。
アーカイブに置いたメールは、メールボックス内にあるので、必要な時にはすぐに取り出せます。
OutlookもGmailも、すぐにアーカイブできるようボタンが設置されています。
この点も、アーカイブのメリットですね。
| Outlook | Gmail |
|---|---|
 |
 |
メールを保存
指定したメールを.msgファイル(Outlookのカード内で使用した場合)または.emlファイル(Gmailのカード内で使用した場合)として保存します。(ガイドはこちら)
対象のメールを、PC内にファイルとして保存します。
アーカイブとの違いについては、(補足)保存とアーカイブの違いで説明していますので、参考にどうぞ。
ここでは、以下の項目について解説します。
- メール
- 保存先フォルダー
- ファイル名
メール
保存するメールを指定します。
メールを指定するためには、[繰り返し（各メール）]アクションを使います。
[繰り返し（各メール）]アクションにあるフィルター機能を使い、対象のメールを選定します。
そして、[繰り返し（各メール）]の中に[メールを保存]アクションを追加します。
[メール]を見ると、[繰り返し（各メール）]に指定されている名前が自動的に反映されていますので、そのままで問題ありません。
もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソースを指定してください。
保存先フォルダー
メールを保存する、保存先のフォルダーを指定します。
未入力の場合は、プロジェクトフォルダーが保存先に指定されます。
ファイル名
保存するファイル名を指定します。
未入力の場合は、メールの件名がファイル名に使われます。
メールをアーカイブ
メールをアーカイブします。(ガイドはこちら)
対象のメールを、アーカイブとして保管します。
ちなみに、保存との違いについては、(補足)保存とアーカイブの違いで説明しています。
ここでは、[メール]について解説します。
メール
アーカイブ化するメールを指定します。
メールを指定するためには、[繰り返し（各メール）]アクションを使います。
[繰り返し（各メール）]アクションにあるフィルター機能を使い、対象のメールを選定します。
そして、[繰り返し（各メール）]の中に[メールをアーカイブ]アクションを追加します。
[メール]を見ると、[繰り返し（各メール）]に指定されている名前が自動的に反映されていますので、そのままで問題ありません。
もし、自動で入っていない場合は、[+]から対象のリソースを指定してください。
まとめ
沢山のメールが届く中、メールを目的別に振り分けることは大事ですよね。
しかしながら、受信したメールを振り分けるだけであれば、StudioXは必要ありません。
OutlookやGmailには、もともと自動で振分ける(仕分ける)機能が用意されているからです。
例えば、受信したメールに返信なりし実行した後、受信トレイから別の場所へ移動させるなど仕分ける場合に、これらのアクティビティが活躍することでしょう。
もちろん、自動化でやれることは無限にあるので、やれることを決めつける意味なんてないですけどね。
まとめます。
まとめ
- [保存]は、ファイルとしてPC内に保存すること。
- [アーカイブ]は、普段見る必要のないメールを別の場所へ移動すること。
この記事で、何か１つでも新しい発見が得られたのなら、僕もうれしいです。